Der Alltag vieler Führungskräfte ist häufig geprägt durch randvolle Terminkalender, immer länger werdende To-Do Listen und ein stetig zu kurz kommendes Privatleben. Besonders in Zeiten von verstärktem Home Office, stehen Führungskräfte vor vielen Herausforderungen und Zeitmanagement Problemen. In diesem Beitrag stellen wir Dir vier praktische Tipps für effizientes Zeitmanagement vor.
4 Tipps für Zeitmanagement für Führungskräfte
Mit Berücksichtigung dieser 4 Tipps kannst Du als Führungskraft wieder mehr durchatmen.
1. Prioritäten setzen
Vielen Führungskräften fällt es schwer, klare Prioritäten zu setzen. Das kann verschiedene Gründe haben. Sie haben keine klaren Ziele, sie treffen Entscheidungen spontan aus dem Bauch heraus, oder ihnen fehlt der Gesamtüberblick. Dabei ist das Setzen von Prioritäten unerlässlich. Um sich einen Überblick über alle anstehenden, kleinen und großen, Aufgaben zu verschaffen, gibt es verschiedene bewährte Methoden. Dazu gehören, zum Beispiel, die klassische To-Do Liste, die ABC Methode, oder die Eisenhower Matrix, bei welcher die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Egal welche Methode Du gerne verwenden möchtest – nimm Dir jede Woche bewusst Zeit dafür.
2. Zeit für sich selbst nehmen
Was für viele vielleicht selbstverständlich klingt, ist für einige Führungskräfte eine echte Herausforderung. Das Setzen von Prioritäten sollte sich nicht nur auf die Arbeit konzentrieren, sondern es ist auch wichtig, private Prioritäten festzulegen. „Was ist mir wirklich wichtig?“ und „was genau möchte ich erreichen?“ sind dabei zentrale Fragestellungen, die es zu beantworten gilt. Nimm Dir bewusst Zeit für einen Ausgleich zur Arbeit. Das können zum einen Aktivitäten mit Freunden oder der Familie sein, aber auch Zeit allein sollte keineswegs vernachlässigt werden. Nur wenn Du ab und an zur Ruhe kommst und neue Energie tanken kannst, bist Du weniger gestresst und in der Lage, Dich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren.
3. Teamentwicklung
Je mehr deine Mitarbeitenden sich mit den Aufgaben und Unternehmenszielen identifizieren können, desto produktiver und motivierter erledigen sie ihre Arbeit. Mit steigender Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden, sinkt natürlich auch die Notwendigkeit, sie zu kontrollieren und zu betreuen. Unterstütze also deine Mitarbeitenden, durch eine offene Feedback- und Fehlerkultur, sich eigenständig Aufgaben zu suchen und Entscheidungen zu treffen. Auch wenn es vielen Führungskräften oft schwerfällt, Rollen und Aufgaben abzugeben, ist es ein wichtiger Schritt zum Vertrauensaufbau und auch zum Gewinnen von Zeit.
4. Prozessoptimierung
Aufwendige und schlecht funktionierende Prozesse, rauben einem nicht nur die Nerven, sondern auch die Zeit. Die Digitalisierung ermöglicht es jedoch, viele Prozesse zu vereinfachen und neue Organisationsfunktionen zu verwenden. Zum Beispiel können durch online Projektmanagement Tools Aufgaben und Projekte besser strukturiert und zugeordnet werden. Auch digitale Meeting Tools ermöglichen ein leichtes Zusammenarbeiten in Zeiten von verstärktem Home Office. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur Du mit den neuen, digitalen Tools vertraut wirst, sondern auch Deine Mitarbeitenden. Hierfür könntest Du zum Beispiel die Teilnahme an Online Kursen, Schulungen und/ oder speziellen Trainings organisieren.
Das Eisenhower-Prinzip: Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen und eine Priorisierung in der Umsetzung herzustellen. Du kannst dabei wie folgt vorgehen:
- Schreibe Dir Deine typischen Aufgaben auf.
- Bewerte ihre Wichtigkeit relativ zueinander.
- Bewerte ihre Dringlichkeit relativ zueinander.
Das Ergebnis könnte so aussehen:
Wichtig und eilig
Die Aufgaben 2 ist oben rechts und damit sowohl wichtig als auch eilig.
- Sofort erledigen
- Ganze Aufmerksamkeit
Unwichtig, aber eilig
Die Aufgabe 5 muss bald umgesetzt werden, sie ist in Relation aber nicht wichtig.
- Delegieren oder später erledigen
- Wenn Du sie selbst umsetzt: bündeln mit anderen Aufgaben
Wichtig, aber nicht eilig
Aufgabe 3 ist zwar wichtig, aber im Moment nicht eilig.
- Termin dafür einplanen
- Ganze Aufmerksamkeit
Unwichtig und nicht eilig
Die Aufgaben 1 und 4 sind nicht sehr wichtig und auch nicht eilig.
- Verwerfen oder delegieren
- Mehrere Dinge Aufgaben parallel durchführen
Zeitmanagement trainieren
Methoden für ein besseres Zeitmanagement-Management lassen sich trainieren. Der wichtigste Schritt ist meistens, sich über die eigenen Prioritäten und Bedürfnisse klar zu sein und den Tagesplan entsprechend zu planen. In unserem Selbstmanagement und Zeitmanagement Onlinekurs geht es genau darum: die eigenen Werte und Bedürfnisse erkennen. Daraus Ziele ableiten, Prioritäten festlegen und die Aufgaben danach ausrichten.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass der wichtigste Zeitmanagement-Tipp darin besteht, klare Ziele zu setzen. Egal ob es die Prioritäten, die Prozessoptimierung oder die Teamentwicklung betrifft, als Führungskraft muss man sich bewusst machen, in welche konkrete Richtung man gehen möchte – beruflich, aber auch privat. Dazu gehört es, sich Zeit für sich selbst zu nehmen, um wieder mehr Zeit im Allgemeinen zu haben. Dadurch lässt sich das eigene Leben besser gestalten und auf die eigenen Zielvorstellungen anpassen.
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