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Wie starte ich ein Projekt? Projektstart Checkliste und Anleitung

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Wie starte ich ein Projekt im agilen Umfeld? Es klingt komisch, aber auch agile Projekte möchten geplant werden! Sie sind nicht einfach irgendwann da. Sie entstehen nicht mal eben so aus der Luft.

Es gibt tatsächlich viele Menschen, die setzen agil mit planlos gleich. Oder auch mit sprunghaft und beweglich. Und argumentieren, dass da keine Planung und keine Projektvorbereitung dazu passt. Und dann gibt es die Literatur. Viele Bücher beginnen mit dem Produkt und dem Team. Das Produkt ist bereits klar und muss noch noch in User Stories formuliert werden. Und das Team arbeitet das Backlog ab. Eine vorausschauende Roadmap-Planung? Findet nicht statt.

Doch wie starte ich ein Projekt am besten? Auch in agilen Projekten gibt es eine Projektstartphase. Der Projektstart ist eine elementare Projektphase und findet auch in der agilen Welt beachten. Dieser Artikel befasst sich mit dieser Phase und zeigt auf, welche Bedingungen dafür erfüllt werden müssen. Der hier vorgestellte Projektstart ist zielsicher, flexibel und universell. Nach dem Projektstart können Sie entscheiden, ob Sie das Projekt mit agilen Mitteln umsetzen möchten oder auf eine klassische Vorgehensweise setzen.

Wie starte ich ein Projekt im agilen Umfeld?

Sobald klar ist, dass ein Projekt gestartet werden soll, ist bereits ein wesentlicher Teil getan. Nun stellt sich die Frage, wie es mit dem Projektstart weitergeht. Angenommen das Projekt wird mit Hilfe von Scrum umgesetzt. Wie entsteht nun das Product Backlog? Ab wann ist der Product Owner in das Projekt involviert?

Auch diesen Fragen wollen wir uns in diesem Beitrag widmen.

Projektstart 1: Erst der Rahmen, dann das Bild

Wenn das Projekt gestartet werden soll, müssen grundlegende und richtungsweisende Dinge geklärt werden. Wer muss alles in das Projekt eingebunden werden, also wer sind die Stakeholder? Wir werden uns zunächst die Stakeholder betrachten und gehen dann auf die Projektziele ein.

Eine der wichtigsten Disziplinen: Stakeholder-Management

Schreiben Sie die Projektbeteiligten, die Stakeholder auf. Wenn Sie das vorher noch nicht gemacht haben, machen Sie sich eine einfache Liste mit Personen, die:

  • direkt vom Projektergebnis profitieren und
  • Auswirkungen auf den Projekterfolg haben oder haben könnten.

Wenn Sie zumindest diese beiden Gruppen evaluiert haben, sind die wichtigsten Stakeholder schonmal aufgenommen. Wenn Sie damit bereits etwas erfahrener sind, können Sie zudem noch eintragen, ob die Stakeholder Ihrem Projekt positiv oder negativ gegenüber gestimmt sind. Ein weiterer Aspekt ist der Einfluss, den jeder Stakeholder auf den Projektausgang hat. Haben Sie diese Informationen, können Sie daraus einen Kommunikationsplan erstellen. Der Kommunikationsplan und weitere Arbeitsmaterialien werden übrigens in unserem Online-Training Effektives Projektmanagement detailliert vorgestellt.

Projektziele und Nutzen

Haben Sie die Stakeholder erfasst, können Sie den weiteren Rahmen des Projekts betrachten:

  • Welche Ziele verfolgt das Projekt? Welche Ziele sollen eben nicht damit erreicht werden?
  • Welchen Nutzen hat das Projekt für das Unternehmen oder für den Kunden, der es in Auftrag gegeben hat?
  • Wer wird am Ende der Anwender sein? Für wen wird es gemacht, also wer gehört alles zur Zielgruppe?

Diese und noch weitere Fragen müssen geklärt worden sein, bevor das Projekt überhaupt gestartet werden kann. Es bietet sich an, eine gleichbleibende Projektstruktur über alle Projekte des Unternehmens hinweg aufzubauen. Das kann in Form eines Project Inceptions, eines Anforderungstableus oder einer Projekt-Checkliste erfolgen. Im weiteren Verlauf stellen wir Ihnen das Project Inception als Projektvorlage vor. Am Ende des Beitrags finden Sie dazu auch eine noch eine Vorlage, die Sie für Ihren nächsten Projektstart einsetzen können.

Das Project Inception als Projektvorlage

Das Project Inception ist das Projektdeckblatt und eine Art Projektstart Checkliste, welche vor der formalen Beauftragung des Projekts erstellt wird. Es beinhaltet projektspezifische Informationen und sorgt für Transparenz im Projekt. Das formale Dokument trägt zu einem einheitlichen Aussehen von Projektbeauftragungen bei. Zudem ermöglicht es einen schnellen Einstieg in ein Projekt für neue Mitarbeiter:innen.

Die Projektstart Checkliste beinhaltet zumeist* die nachfolgenden Punkte:

  • Projektname
  • Projekt-Vision / Elevator Pitch
  • Projekthintergrund / Ausgangslage
  • Projekt-Ziele und Nicht-Ziele
  • Nutzen
  • Projektinhalt: In-Scope und Out-of-Scope
  • Stakeholder
  • Risiken
  • Rollen und Team
  • Schnittstelle zur Gesamtstrategie und anderen Projekten
  • Priorität: Qualität, Kosten, Nutzen oder Zeit

* Je nach Projekt benötigen Sie noch weitere, oder gar weniger der oben genannten Elemente aus dem Project Inception.

Das Project Inception wird vor der Projektbeauftragung erstellt und mit den wesentlichen Informationen befüllt, die zur formellen Projektbeauftragung benötigt werden. Sobald die Projektbeauftragung vorliegt, wird das Project Inception zu einem working document, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Es dient zur Prüfung, ob das Projekt weiterhin auf Kurs ist und die Ziele verfolgt. Zudem ermöglicht es neuen Team-Mitgliedern einen schnellen Einstieg in das Projekt und macht das Projekt für andere Teams/Abteilungen transparent.

Das Project Inception wird im Verlauf der Projektvorbereitung und Projektinitiierung erstellt und kontinuierlich gepflegt. Hier ist der größte Hebel für erfolgreiche Projekte nochmals genauer dargelegt.

Projektstart 2: Vorgehensmodell auswählen

Welches Vorgehensmodell zu Ihrem Projekt passt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Unter anderem sollten Sie es davon abhängig machen, ob die eingesetzte Technologie neu oder altbekannt ist. Also davon, ob Sie es mit neuen Anforderungen zu tun haben, oder ob Ihnen die Anforderungen bereits komplett klar sind und das Projekt eigentlich nur noch umgesetzt werden muss.

Nicht bei jedem Projekt eignet sich beispielsweise Scrum oder Kanban. Auch andere Vorgehensmodelle wie Kanban, Wasserfall oder Design Thinking sind nicht in jedem Fall geeignet. Vielleicht passt bei Ihrem Projekt auch ein V-Modell besser. Oder Lean Startup.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  1. Ist die Technologie bekannt?
  2. Haben wir ähnliches bereits in der Vergangenheit gemacht?
  3. Kennen wir bereits alle Anforderungen?
  4. Können wir eine Planung über die nächsten 3 Monate machen?

Bewerten Sie die Fragen jeweils auf einer Skala von 1 bis 5. Bilden Sie dann Mittelwerte der Fragen 1 und 2, sowie 3 und 4. Und zeichnen Sie dann das Ergebnis auf einer Skala ein, wobei die Stacey Matrix als Grundlage dient. Im Blogbeitrag wann welche Projektmanagement Methode haben wir das Vorgehen nochmal detaillierter beschrieben.

Projektstart 3: Von der Idee ins Backlog

Wenn der Rahmen definiert ist, beginnt das Aufnehmen der Anforderungen. Dabei wird im agilen Umfeld kein Pflichtenheft erstellt, in dem bereits alles fertig ausformuliert worden ist. Dennoch muss auch im agilen Umfeld bereits ein grober Rahmen abgesteckt werden, aus dem sich das initiale Backlog befüllen lässt.

Projektleiter oder Product Owner?

Gibt es noch einen Projektleiter, oder übernimmt der Product Owner dessen Funktion in einem agilen Projekt. Einfache Antwort: es kommt drauf an!

Ist das Projekt sehr komplex und mehrere Teams sind involviert, gibt es vermutlich einen teamübergreifenden Projektleiter. Vielleicht wird die Rolle Projektleiter aber auch auf ein Gremium aus Product Ownern aufgeteilt.

Es ist wichtig, dass alle Aufgaben eines Projektleiters auch weiterhin ausgefüllt werden. Wenn das gegeben ist, muss die Rolle nicht unbedingt zusätzlich besetzt werden. Wenn nicht, ist ein Projektleiter auch in einem agilen Projekt zwingend erforderlich.

So entsteht das Product Backlog

Die Anforderungen werden durch den Product Owner (gerne mit Unterstützung) aufgenommen und erfasst. Hierzu verwendet er zum Beispiel Epics oder erfasst die Anforderungen in Textform, beispielsweise in Confluence (siehe dazu auch unseren Beitrag zu den besten Online Projektmanagement-Tools).

Wenn die groben Anforderungen abgesteckt worden sind, werden die ersten User Stories daraus generiert. Der Product Owner versucht nun, das Product Backlog so aufzubauen, dass die User Stories für die nächsten 2 bis 3 Sprints bereits im Product Backlog verfügbar sind.

Im allerersten Sprint – also Sprint 0 – ist das Backlog noch leer. Die Aufgabe des Teams ist es, das Backlog erstmal zusammen mit dem Product Owner zu füllen.

Projektstart Checkliste: Project Inception Vorlage

Projektname:
Eindeutiger und wieder erkennbarer Name des Projekts.

Elevator Pitch:
Kurze Projektbeschreibung in wenigen Sätzen, inkl. Abgrenzung zu bisherigen Lösungen und anderen Projekten.

Ausgangssituation / Projekthintergrund:
Warum wird das Projekt gestartet?

Ziele:
Welche Ziele werden mit dem Projekt erreicht?
Welche Ziele werden nicht erreicht?
Woran wird die Zielerreichung erkannt?

Nutzen:
Welchen Nutzen hat das Unternehmen / der Auftraggeber durch die Umsetzung?

Ergebnisse:
Woran wird erkannt, dass das Projekt erfolgreich beendet worden ist?
Welche Ergebnisse liegen dann vor?

Prioriäten:

PrioritätenTopMittelNormalNiedrig
Umfangx
Zeitx
Kostenx
Qualitätx
Projektprioritäten: jeweils ein X pro Spalte und Zeile

Projektinhalt:
Was ist alles Bestandteil (In-Scope)?

Out-of-Scope:
Das wird im Projekt nicht umgesetzt.

Ungeklärt:
Themen, bei denen noch nicht abzusehen ist, ob Sie In-Scope oder Out-of-Scope sein werden.

Nicht-funktionale Anforderungen:
Welche Anforderungen an das Projekt gibt es, die nicht unter In-Scope aufgelistet worden sind?

Meilensteine:
Auflistung der Kern-Meilensteine, die bereits früh im Projekt bekannt oder gesetzt worden sind.

Rollen / Team:
Wer ist alles im Team?
Welche Rollen werden benötigt / besetzt?

Schnittstellen:
Welche Schnittstellen hat das Projekt zu anderen Projekten oder Teams?
Welche Schnittstelle hat das Projekt zur Gesamtstrategie des Unternehmens?

Wie starte ich ein Projekt? Weiterführende Literatur

Buchempfehlung Agiles Projektmanagement und Scrum, wie starte ich ein projekt

Das Praxishandbuch Agiles Projektmanagement und Scrum (2019) von Patric Eid vermittelt einen allgemeinen Überblick über die Anwendung von Scrum als agile Methode. Zudem wird erläutert, wie man Scrum im Rahmen eines Projektes einsetzen kann und welche Projektphasen es in einem agilen Projekt gibt.

Vor allem die Projekt Checkliste (das Project Inception) wird anschaulich erklärt und es wird ein umfangreiches Beispiel vorgestellt. In der Übersicht der Projektmanagement-Bücher finden Sie noch weitere spannende Bücher zum Thema.

Haben Sie weitere Ideen und Tipps für einen erfolgreichen agilen Projektstart? Schreiben Sie es in die Kommentare – wir sind neugierig! 🙂

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