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Projekt Kick-off Meeting durchführen

Projekt kick-off meeting durchführen

Nachdem der Projektrahmen, die Vision und die High-Level Anforderungen des Projekts festgelegt sind und alle wissen, wer der Auftraggeber ist, findet das Projekt Kick-off Meeting statt. Dieses wird gemeinsam mit dem Auftraggeber, den Mitarbeitern und dem gesamten Projektteam veranstaltet. Im Kick-off Meeting werden wird nun gemeinsam besprochen, was die Projektvision und die groben Ziele des Projekts sind und wie der Meilensteinplan gestaltet ist. Auch Zwischenschritte- und Ziele klären sich hier. Gemeinsam wird dann erarbeitet, wie die Projektplanung für die nächsten Wochen aussieht. Dazu gehören auch Team- und Meeting-Regeln.

Das Projekt Kick-off Meeting

Wozu dient das Kick-off Meeting?

Das Kick-off Meeting dient dazu, das Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams zu stärken und die Motivation zu erhöhen, das Projekt erfolgreich umzusetzen. Im Rahmen des Kick-off Meetings werden alle Beteiligten auf den gleichen Stand gebracht. Es wird nicht nur auf das gemeinsame Ziel, sondern auch auf den konkreten Nutzen des Projekts („wozu?“) geschaut.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Klären von organisatorischen Fragen (welche Meetings sollen abgehalten werden? In welchen zeitlichen Abständen? Machen wir Retrospektiven? Machen wir eine Lessons-Learned Stunde,…?). Zudem klärt sich im Kick-off Meeting ebenfalls, wer alles aktiv im Projekt beteiligt ist. Wer ist passiv (zum Beispiel als Zulieferer) beteiligt und wer nimmt welche Rolle im Projekt ein? Das Projektmanagement Team und der Projektleiter*in stellen sich vor und es wird definiert, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie miteinander kommuniziert wird.

Des Weiteren dient das Kick-Off Meeting dazu, Beziehungen aufzubauen. Zum einen Beziehungen innerhalb des Teams aber auch zwischen dem Team und Kunden/ Stakeholdern. Im Allgemeinen wird das Kick-off Meeting also durchgeführt, um Spielregeln aufzustellen, den Kunden bzw. Auftraggeber und Stakeholder kennenzulernen. Je nach Ausgangslage können auch mehrere Kick-off Meetings stattfinden mit jeweils unterschiedlichen Beteiligten. Egal welche Variante der Zusammensetzung man wählt, das Kick-off Meeting bzw. die Kick-off Meetings sollten immer so früh wie möglich im Projekt stattfinden.

Wer sollte am Kick-off Meeting teilnehmen?

Die folgenden Personen sollten am Projekt Kick-off Meeting teilnehmen:

  • Auftraggeber/ Kunde
  • Projetleiter*in
  • Das gesamte Projektteam
  • Weitere Projektbeteiligte (aktiv oder passiv) und potenzielle Projektbeteiligte
  • Weitere Stakeholder, die Interesse am Erfolg des Projekts haben

Wie sieht die Agenda des Kick-off-Meetings aus?

Diese Punkte können in einem Kick-off Meeting auf der Agenda stehen:

  • Projektvorstellung
  • Teamvorstellung und Rollen
  • Vision, Ziele und Nutzen
  • Roadmap und Meetings
  • Teamcharta
  • Q&A Session
  • Planung der nächsten Schritte

Das Meeting beginnt in der Regel mit der Projektvorstellung. Hier wird erläutert, wie das Projekt aufgebaut ist und welche Anforderungen vorliegen. Anschließend stellen sich die verschiedenen Personen des Projektteams vor und es wird definiert, wer welche Rolle im Team einnehmen wird. Außerdem werden hier auch sowohl der Kunde als alle anderen Stakeholder vorgestellt. Ebenfalls zur Projektvorstellung gehört die Klärung der Ziele und des konkreten Nutzens des Projekts.

Sind alle diese Punkte geklärt und allen Beteiligten des Meetings klar, dann wird sich die Roadmap des Projekts angeschaut. Diese beinhaltet die Punkte „wo stehen wir gerade?“, „wo wollen wir hin?“ und „welchen Weg können wir gehen, um dorthin zu kommen?“. Hierbei wird sich ebenfalls über bestimmte Meilensteine und Zwischenziele unterhalten. Fragen zu der Art und den zeitlichen Intervallen der nächsten Meetings werden hier auch besprochen. Des Weiteren wird eine Teamcharta erstellt, welche die Teamregeln umfasst. Auch über die Tools zur Kommunikation und den Verhaltenskodex kann hier gesprochen werden.

Am Ende des Meetings erfolgt eine Q&A Session, bei der jeder Fragen stellen kann und eine offene Diskussion stattfinden kann. Abschließend werden die nächsten Schritte geklärt. Wird es ein Follow-up Meeting zum Kick-off Meeting geben? Wo werden die besprochenen Punkte festgehalten?

Je nach Größe des Teams, den Anforderungen und dem Umfang des Projekts kann ein Kick-off Meeting in ein bis zwei Stunden abgehalten werden oder auch als Tagesworkshop organisiert sein.

projekt kick-off agenda

Vorlage Kick-off Meeting Agenda

Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage zur Planung der Agenda für das Kick-off Meeting. Die Vorlage ist auf 4 Stunden ausgelegt und dient ausschließlich zur Veranschaulichung der Inhalte und der ungefähren Zeit, die eingeplant werden sollte. Die genauen Inhalte und die exakte Zeitplanung sollte für jedes Projekt individuell definiert werden.

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