Zeitplan Projektmanagement – wann was passiert

Zeitplan im Projekt - wann was passiert

Wann passiert genau was im Projekt? In diesem Beitrag geht es um den Zeitplan im Projektmanagement. Die nachfolgenden Schritte werden unternommen, wenn ein Projekt gestartet wird bis hin zur finalen Umsetzung.

Idee: das Projekt wird formuliert

Zunächst startet ein Projekt mit einer Idee, einer Vision (siehe auch: Projektvision formulieren). Darauf aufbauend werden erste grobe Anforderungen erfasst und Stakeholder identifiziert. Wenn der grobe Rahmen soweit abgesteckt ist, kommt es zur Projektbeauftragung. In dieser Phase ist es nun wichtig zu unterscheiden, ob das Projekt in einer klassischen Varianten oder mit agilen Arbeitsweisen umgesetzt werden wird.

Wann welche Projektmanagement-Methode zum Einsatz kommen kann, haben wir bereits in einem separaten Blogbeitrag diskutiert. Doch hier nochmal eine einfache Entscheidungshilfe.

Klassisches Projektmanagement eignet sich, wenn:

Die Anforderungen (das WAS) und auch die Umsetzung (das WIE) altbekannt und keine Überraschungen zu erwarten sind.

Beispiel: Brotbacken nach Anleitung. Das Rezept ist ist bekannt und wir kennen die einzusetzenden Geräte (das WIE). Das Ziel dabei: ein leckeres Brot backen, von dem wir satt werden (das WAS). Also kann hier ganz klassisch vorgegangen werden:

Analyse: welche Zutaten habe ich da und welche muss ich ggf. noch kaufen.

Umsetzung: Zutaten verrühren, in eine Form füllen und in den Backofen schieben.

Rollout: Brot zur angegebenen Zeit aus dem Backofen holen, abkühlen lassen und dann genießen.

Agiles Projektmanagement eignet sich, wenn:

Die Anforderungen nur vage bekannt oder im Rahmen des Projekts ermittelt werden müssen (das WIE). Und auch wenn wir eine Technologie oder einen Lösungsansatz wählen, den wir noch nicht kennen und es Teil der Aufgabe sein wird, das erst zu erlernen.

Beispiel: das WAS soll es ein, am Abend satt zu werden und eine Speise zu essen, die zu Käse und Oliven passt. Zudem soll sie glutenfrei sein. Das könnte jetzt ein Brot sein, muss es aber nicht. Das WIE im Beispiel ist noch komplett unbekannt. Wir wissen also nicht, ob wir einen Grill, den Backofen oder den Herd benötigen werden. Oder ob davon nichts benötigt wird.

Die Projektentscheidung

Wurden die grundlegenden Anforderungen beschrieben und das Vorgehensmodell gewählt, kann das Projekt in die Beauftragung gehen. Je nach Vorgehensmodell wird die Beauftragung unterschiedlich ausfallen. In klassischen Projekten wird zumeist eine sehr konkrete Kostenschätzung benötigt, was bei größeren Projekten auch eine initiale Analysephase notwendig macht.

Projektdefinition

In der Definitionsphase geht es darum, das Projekt näher zu beschreiben und den Rahmen festzustecken. Je nach gewählter Projektmanagement-Methode sehen die Arbeitsschritte hier wieder unterschiedlich aus. Zu den Arbeitsschritten in dieser Phase gehören:

  • Zieldefinition klären
  • Scope und Out of Scope abstecken
  • Risiko-Analyse durchführen
  • Stakeholder-Analyse durchführen
  • Grobplanung als Vorbereitung der Planungsphase
  • Kick off durchführen

Projektplanung

Je nach Projektmanagement-Methode wird diese Phase unterschiedlich lang ausfallen. Die Arbeitsschritte im klassischen Umfeld sind u.a.:

  • Analysen durchführen
  • Arbeitspakete spezifizieren
  • Termine planen
  • Ressourcen allokieren
  • Kosten schätzen
  • Qualität bestimmen

In einem agilen Kontext findet die Planung parallel zur Umsetzung und iterationsweise statt. Die Schritte sind dort auch enthalten, allerdings in anderer Ausprägung und Detailtiefe.

Projektumsetzung

In der Projektumsetzung werden im klassischen Umfeld die zuvor geplanten Arbeitspakete umgesetzt. Im agilen Kontext wird sehr häufig mit User Stories gearbeitet. Diese werden im Zuge der Umsetzung spezifiziert, umgesetzt und wenn möglich ausgerollt.

Zu den Hauptaufgaben des Projektmanagements gehören in dieser Phase:

  • Stakeholder-Management
  • Risiko-Management
  • Controlling
  • Projektsteuerung
  • Reporting

Projektabschluss

Ist die Umsetzungsphase abgeschlossen, erfolgt in der Regel eine Test- und/oder Abnahmephase. Je nach Ausprägung der Projektmanagement-Methode finden Abnahmen auch bereits als Teil der Umsetzung statt. Für das Projektmanagement fallen zum Projektabschluss noch drei wichtige Arbeitsschritte an:

  • Fertigstellung der Projektdokumentation
  • Durchführung eines Lessons Learned
  • Formeller Projektabschluss / Projektfeier
Patric Eid

Patric Eid

Als selbstständiger Projektberater und Trainer verhelfe ich Unternehmen zu mehr Klarheit und Struktur in ihrem Projektmanagement. Zudem unterstütze ich Projektleiter:innen und Product Owner in der 1:1-Arbeit als Agile und Business Coach. Meine Themenschwerpunkte sind Projektmanagement und Anforderungsmanagement. Zudem führe ich Anwender-Schulungen beispielsweise mit Jira, Confluence oder pqforce durch. Meine Seminare haben aufgrund von umfangreichen praktischen Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Projektrollen einen hohen Praxisbezug.

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