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5 Zeitmanagement Tools & Methoden für Führungskräfte

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Ein gutes Zeitmanagement ist eine der wichtigsten Stärken einer erfolgreichen Führungspersönlichkeit. Neben der klassischen To-Do Liste gibt es mittlerweile zahlreiche Zeitmanagement Methoden und online Tools. Doch welche dieser Tools und Methoden eignen sich am besten? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen zunächst fünf Zeitmanagement Tools vor, welche grundsätzlich besonders für Führungskräfte und Projektleiter*innen geeignet sind. Anschließend gehen wir auf weitere Zeitmanagement Übungen für Führungskräfte ein und stellen ein paar Bücher zu diesem Thema vor.

5 Zeitmanagement Tools für Führungskräfte

1. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook wird in vielen Unternehmen verwendet und bietet weit mehr als eine einfache E-Mail-Funktion. Mit E-Mails oder Terminen verknüpft, können zum Beispiel auch Aufgaben erstellt, gespeichert und mit anderen geteilt werden. Außerdem unterstützt Microsoft Outlook die Integration von anderen Programmen wie Evernote und OneNote. Da Outlook auf den meisten Rechnern mit Windows Betriebssystem bereits vorinstalliert ist, ist eine schnelle und kostenlose Nutzung (im Office Paket enthalten) möglich. Fazit: Microsoft Outlook bietet einen schnellen Überblick auf alle anstehenden Termine und Aufgaben. Außerdem vereinfacht es die Aufgabenplanung, da die To-Do’s direkt mit bestimmten E-Mails oder Terminen verknüpfbar sind. Besonders wenn das Unternehmen, für welches sie arbeiten sowieso mit Outlook arbeitet, lohnt es sich, einen Versuch mit diesem Zeitmanagement Tool zu wagen.

2. Microsoft To Do

Das früher unter dem Namen “Wunderlist” bekannte Tool Microsoft To Do ist eine kostenlose Funktion, welche sowohl für Windows, iOS und Android heruntergeladen werden kann. Mit seinem übersichtlichen Aufbau und der einfachen Handhabung überzeugt das Tool seine Nutzer.  Dabei ist Microsoft To Do eng mit anderen Programmen verknüpft. So werden die Aufgaben automatisch auch in der Termin- und Aufgabenverwaltung von Outlook abgebildet. Werden Aufgaben über Microsoft Planner zugewiesen, können diese in der To-Do Liste “Mir zugewiesen” eingesehen und bearbeitet werden.

Microsoft To Do eignet sich besonders für die eigene Aufgabenplanung als Führungskraft oder für kleinere Gruppen. Wenn größere Teams an Aufgaben zusammenarbeiten, bietet sich das Tool Microsoft Planner eher an. Hier finden Sie übrigens weitere Projektmanagement online Tools für Projektteams und Alternativen für Jira und Confluence.

3. Kanban

Bei der Kanban Methode, welche ursprünglich aus der Produktionsprozesssteuerung stammt, bildet man die einzelnen Schritte eines Prozesses auf einem (Kanban) Board ab. Dadurch werden sowohl Lücken als auch Engpässe der Produktion transparent visualisiert. Die anschauliche Methode trägt dazu bei, dass die Aufgaben schneller und effizienter durchgeführt werden können. Kanban kann aber in Projekten zum Einsatz kommen. Grundsätzlich besteht das Kanban Board aus den drei Spalten “To Do”, “In Progress” und “Done”. Einen Projektmanagement Prozess mit Kanban aufzusetzen, ermöglicht viel Flexibilität und Transparenz im gesamten Projekt. Weitere Tools für das Projektmanagement finden Sie außerdem in unserem Beitrag wann welche Projektmanagement Methode und in unserem Projektmanagement online Kurs.

4. Todoist

Mit dem online Zeitmanagement Tool Todoist können To-Do Listen kinderleicht erstellt, verwaltet und mit anderen Kolleg*innen geteilt werden. Das Tool überzeugt vor allem mit seinem übersichtlichen Design und seiner einfachen Handhabung. Todoist ist dabei für unzählig viele Plattformen erhältlich und lässt sich in die meisten anderen Programme und Apps leicht einfügen. Auch wenn das Tool zunächst sehr minimalistisch erscheint, ist auch das Verwalten, Zuteilen und Bearbeiten von komplexeren Aufgaben und Projekte dort möglich. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Erstellung von Teilprojekten und Unteraufgaben für eine bessere Übersicht und Priorisierung.

5. Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) ist weniger ein Zeitmanagement Tool als eine Selbstmanagement-Methode, die sich unter anderem mit den bereits genannten Tools umsetzen lässt. Bei Getting Things Done lässt sich der gesamte Alltag mit Hilfe von Aufgabenlisten und einer bestimmten Vorgehensweise strukturieren. Dabei setzt sich die Methode aus fünf Schritten, dem sogenannten GTD-Workflow, zusammen:

  1. Sammeln: Alle einströmenden Informationen, Aufgaben, etc. an möglichst wenigen Orten sammeln.
  2. Verarbeiten: Regelmäßig entscheiden, ob das, was gesammelt wurde, weitere Aufmerksamkeit erfordert und diese Aufgaben übersichtlich und verständlich erfassen.
  3. Organisieren: Alle anstehenden Aufgaben an EINEM Ort/ in einem System erfassen (z.B. Outlook, Todoist, Pinnwand, etc.).
  4. Durchsehen: Regelmäßiges Durchsehen dieses Systems und Überprüfung auf Aktualität.
  5. Erledigen: Entscheidung (basierend auf Kontext, verfügbarer Zeit, Energielevel & Priorität), was als nächstes getan werden muss.

Des Weiteren verwendet die GTD Zeitmanagement Methode vier Listen, um die anstehenden Aufgaben bestmöglich zu sortieren:

  1. Aktionslisten: Erfassung aller “Nächster Aktionen” (schnelle To-Do’s).
  2. Projekteliste: Auflistung aller größeren Projekte (Aufgaben, die nicht mit einer einzigen nächsten Aktion erledigt sein werden).
  3. Kalender: Alle zeitspezifischen Aufgaben/ Termine.
  4. Warten-auf-Listen: Aufgaben, welche delegierbar sind oder noch Antworten von anderen Personen erfordern.

Die besten Zeitmanagement Bücher

  1. Getting Things Done von David Allen
  2. Die 1% Methode – Minimale Veränderung, maximale Wirkung: Mit kleinen Gewohnheiten jedes Ziel erreichen von Micro Habits
  3. Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World von Cal Newport
  4. Bachelor of Time: Zeitmanagement im Studium von Tim Reichel
  5. Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben von Timothy Ferriss

Psst: Hier finden Sie weitere Bücher über Führung und Führungskompetenzen.

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Kennen Sie weitere gute Zeitmanagement Tools, Übungen und Bücher? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

GTD® und Getting Things Done® sind registrierte Markennamen von der David Allen Company, und dieser Artikel ist weder gesponsert noch wurden wir dazu beauftragt.

2 Gedanken zu „5 Zeitmanagement Tools & Methoden für Führungskräfte“

  1. Hallo Carolin. Sehr interessanter Artikel. Mir gefällt, wie du die einzelnen Zeitmanagementmethoden knapp vorgestellt und verglichen hast. Ich nutze privat die Methode GTD. Es war aber ein langer Weg, bis ich das ganze Konzept verinnerlicht hatte. Der schwerste Schritt bei der Umsetzung von GTD war der erste. Es ist nicht leicht eine Aufgabe so zu dokumentiere, dass anschließend die Motivation zur Bearbeitung bestehen bleibt. Daher habe ich einen Artikel verfasst, der erklärt, wie eine Aufgabe perfekt dokumentiert wird. Ich hoffe der Artikel dient dir als Inspiration und bietet deinen Lesern weitere Insights.
    https://zenkit.com/de/blog/gtd-meistern/

    1. Hallo Sophie-Marie,

      vielen Dank für dein Kommentar hierzu!

      Wir würden uns auch über einen Gastbeitrag freuen. 🙂 Entweder über GTD oder ein anderes Thema.

      Viele Grüße,
      Patric

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