Backlog Refinement zur Optimierung des Backlogs

Was ist das Backlog Refinement?

Beim Product Backlog Refinement handelt es sich um ein optionales Meeting. Das Product Backlog auf den aktuellen Stand zu bringen und zu verfeinern ist ein regelmäßiger Prozess, in den vor allem Product Owner und Developer beteiligt sind. Es wird auch als Backlog Estimation, Backlog Grooming oder Product Refinement bezeichnet.

Backlog Refinement und Scrum Guide

Das Backlog Refinement ist im Scrum Ablauf ein kontinuierlicher Prozess. Es handelt sich dabei um kein Event wie das Daily Scrum. Es sollte dennoch regelmäßig durchgeführt werden, wofür ein Regelmeeting eingeführt werden kann. Doch ist dieses Vorgehen optional und im Team muss definiert werden, wie häufig das Refinement stattfinden sollte.

Im Scrum Guide 2017 wird empfohlen, dass der Aufwand nicht mehr als 10% der Kapazität des Entwickler Teams einnehmen sollte. Im Scrum Guide 2020 wird auf eine detaillierte Beschreibung des Backlog Refinement verzichtet.  „Das Refinement des Product Backlogs ist der Vorgang, durch den Product‐Backlog‐Einträge in kleinere, präzisere Elemente zerlegt und weiter definiert werden. Dies ist eine kontinuierliche Aktivität, wodurch weitere Details wie Beschreibung, Reihenfolge und Größe ergänzt werden. Die Attribute variieren oft je nach Arbeitsumfeld“.

Was ist das Ziel des Refinements

Das Ziel des Product Backlog Refinements ist das Backlog so aufzubereiten, dass die Developer es mit seinen Items und Epics jederzeit als Basis für das Sprint Planning nutzen kann.

Dazu gehört beispielsweise die Aufteilung eines großen Items in mehrere kleinere, die Schätzung der Backlog Items und die Anpassung bestehender Schätzungen. Der Product Owner kann auch jederzeit Informationen im Backlog aktualisieren.

Das übergeordnete Ziel ist, dass die Developer die Produkt-Vision des Product Owners und die User Stories verstehen.  

Frequenz der kontinuierlichen Verfeinerung

Beim Product Backlog Refinement handelt es sich um eine sogenannte Activity an der der Product Owner und das Development Team sowie der Scrum Master teilnehmen. Bei strategischen Refinements kann auch die Teilnahme von Stakeholdern sinnvoll sein. Die Vorbereitung des Meetings liegt in der Hand des Product Owners. 

Die Frequenz der Meetings sollte sich an dem jeweiligen Projekt und den eigenen Möglichkeiten orientieren. Bei einem 4 wöchigen Sprint könnte man das Refinement Meetings beispielsweise alle 2 Wochen durchführen. In jedem Fall sollte es immer vor dem nächsten Sprint Planning stattfinden.

Backlog Refinement Ablauf

Ein idealer Ablauf des Meetings zur Backlog-Verfeinerung kann folgendermaßen aussehen:

  1. Das Ziel für den nächsten Sprint wird durch den Product Owner festgelegt
  2. Entsprechend des Ziels wird entschieden, welche Product Backlog Items an diesem Tag besprochen werden
  3. Backlog aufräumen. Stories die nicht mehr relevant sind werden entfernt
  4. Neue Stories werden hinzugefügt und Updates geteilt
  5. Prioritäten der Stories festlegen
  6. Überprüfen der Stories 

Best Practices im Backlog Refinement

Beim Scrum Backlog Refinement gibt es einige Best Practices:

  • Die Diskussionen pro Story sollten vorab zeitlich begrenzt werden. Hier kann vor allem der Scrum Master eingreifen, wenn die Diskussionen zu lange dauern.
  • Der DEEP Ansatz von Roman Pichler sollte Grundlage für die Pflege der Backlog Items sein.
  • User Story Maps erleichtern dem Team die Diskussion.
  • In agilen Projekten ist die Verwendung von Timeboxes zu empfehlen.
  • Eine regelmäßige Durchführung nach festen Rhythmus sorgt dafür, dass das Meeting zur Routine wird.

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Patric Eid

Patric Eid

Als selbstständiger Projektberater und Trainer verhelfe ich Unternehmen zu mehr Klarheit und Struktur in ihrem Projektmanagement. Zudem unterstütze ich Projektleiter:innen und Product Owner in der 1:1-Arbeit als Agile und Business Coach. Meine Themenschwerpunkte sind Projektmanagement und Anforderungsmanagement. Zudem führe ich Anwender-Schulungen beispielsweise mit Jira, Confluence oder pqforce durch. Meine Seminare haben aufgrund von umfangreichen praktischen Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Projektrollen einen hohen Praxisbezug.
Patric Eid

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Als selbstständiger Projektberater und Trainer verhelfe ich Unternehmen zu mehr Klarheit und Struktur in ihrem Projektmanagement. Zudem unterstütze ich Projektleiter:innen und Product Owner in der 1:1-Arbeit als Agile und Business Coach. Meine Themenschwerpunkte sind Projektmanagement und Anforderungsmanagement. Zudem führe ich Anwender-Schulungen beispielsweise mit Jira, Confluence oder pqforce durch. Meine Seminare haben aufgrund von umfangreichen praktischen Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Projektrollen einen hohen Praxisbezug.

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