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Was eine externe Projektbegleitung macht

Externe Projektberatung

Mit einer externen Projektberatung behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte. Selbst in stürmischer See.

Der Einsatz einer externen Projektbegleitung ist in vielen Projekten sinnvoll. Als externe Projektbegleitung steht der Dienstleister dem Projektleiter / der Projektleiterin mit fachlichem Wissen aber auch konkreter Ausführung zur Seite. Gemeinsam mit der Projektleitung sorgt die Projektbegleitung für einen reibungslosen Ablauf des Projekts.

Warum eine externe Projektbegleitung nützlich ist

Nützlich ist eine externe Projektbegleitung vor allem, da so ein objektiver Blick auf das Projekt gewährleistet wird. Für interne Projektleiter:innen ist eine neutrale Moderation bei Konflikten und Reibungen aufgrund von internen Hierarchien und persönlichen Beziehungen oft schwierig. Hier kann die externe Projektleitung bei der unbeeinflussten Analyse und Lösungsfindung unterstützen. Sie kennen das vielleicht: oft verlieren sich Projekte im Alltagsgeschäft und es fällt schwer auf Kurs zu bleiben. Der externe Projektbegleiter gewährleistet eine kontinuierliche, sachliche Beobachtung von außen und hilft so Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Die Unterstützungsfelder der Projektbegleitung

In erster Linie ist die externe Projektbegleitung Sparringspartner für ihre Projektleitung. Und kann in verschiedenen Bereichen unterstützen. Dies beginnt bei der Projektinitiierung und der Auswahl in den Vorgehensweisen. 

Als neutraler Betrachter kann der Projektbegleiter eine Projektbewertung erstellen, sowie die Projekt-Risikoanalyse vornehmen. Auch die Erstellung der Anforderungsdefinition und die Projektoptimierung gehören zu möglichen Aufgaben der Projektbegleitung. 

Dazu kommen die Vorbereitung und Durchführung von Schulungen, die Moderation von Team-Meetings und das Coaching des Projektteams. 

Projektbegleitung Use Case

Ein Beispiel aus der Praxis. Der Einsatz als Projektbegleitung erfolgte in einem deutschen mittelständigen Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden. Die Unterstützung verlief in verschiedenen Phasen mit unterschiedlichen Unterstützungsfeldern. 

Phase 1: Initiierung

In der ersten Phase wurde die Projektleitung beim Start des Projekts unterstützt. Hier lag der Schwerpunkt auf folgenden Bereichen:

  • Erhebung IST-Stand
  • Ausarbeitung der Anforderungen
  • Formulierung der Zielsetzung in Workshops
  • Ausarbeitung Schulungsplan

Zeitaufwand für diese Phase: 1 Monat

Phase 2: Individuelle Projektmanagement Trainings

In verschiedenen Trainings wurden die einzelnen Teams individuell geschult. Dazu gehörten folgende Bereiche:

Trainings agiles Arbeiten

  • Vor- und Nachteile
  • Gemeinsames Werteverständnis
  • Trainings mit IT und Fachbereichen

Trainings Anforderungsmanagement

  • wie wollen wir fachübergreifend zusammenarbeiten?
  • wie formulieren wir Anforderungen für die IT?

Trainings Projektmanagement

  • Projektmanagement-Methoden
  • PM-Basics
  • Blaupause für neue Projekte erarbeitet

Zeitaufwand für diese Phase: 2 Monate

Phase 3: Einsatz als IT-Koordinator

In dieser Phase erfolgte der Einsatz im Bereich der IT um das Team bei der Umsetzung zu unterstützen. Schwerpunkte hierbei waren:

  • den Fachbereich und die IT näher zusammenbringen
  • Techniken und Ergebnisse aus den Workshops in das Tagesgeschäft überführen

Zeitaufwand für diese Phase: 6 Monate

Phase 4: Befähigung Product Owner

In dieser Phase wurde vor allem der Product Owner unterstützt und fand in der Projektbegleitung seinen Sparringspartner für folgende Aufgaben:

  • 1:1-Unterstützung durch regelmäßigen Austausch- die interimsweise Übernahme von PO-Verantwortlichkeiten
  • die Übergabe und Anleitung der PO-Verantwortlichkeiten
  • durchgehendes Mentoring und Coaching

Zeitaufwand für diese Phase: 3 Monate

Fazit

Die Projektbegleitung erfolgt idealerweise langfristig und über die verschiedenen Phasen des Projekts. Wichtig ist hier die Unterstützung durch die Mitglieder des Teams. 

Wenn Sie an einer individuellen Beratung zu Ihren aktuellen Projekten interessiert sind, dann nehmen Sie gerne Kontakt zu mir für ein unverbindliches Beratungsgespräch auf. Darin schildern Sie mir Ihre Herausforderungen und wir überlegen gemeinsam, ob ich Ihnen weiterhelfen kann und ein Angebot zur Unterstützung unterbreiten soll.

Klicken Sie dazu einfach auf folgenden Link, um direkt einen Beratungstermin in meinem Kalender zu buchen.

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Patric Eid

Patric Eid

Als selbstständiger Berater und Trainer liegt mein Fokus auf Projektmanagement. Ich arbeite mit Projektleitern und Product Ownern im Coaching 1:1 zusammen. Oder führe Trainings und Workshops durch. Meine Seminare haben aufgrund von umfangreichen praktischen Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Projektrollen einen hohen Praxisbezug.
Patric Eid

Patric Eid

Als selbstständiger Berater und Trainer liegt mein Fokus auf Projektmanagement. Ich arbeite mit Projektleitern und Product Ownern im Coaching 1:1 zusammen. Oder führe Trainings und Workshops durch. Meine Seminare haben aufgrund von umfangreichen praktischen Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Projektrollen einen hohen Praxisbezug.

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