Kanban für die IT

Kanban wurde ursprünglich für die Fertigung und die Produktion entwickelt. Der Name Kanban kommt aus dem Japanischen und steht wörtlich übersetzt für Schild oder visuelles Signal. In den 1940ern Jahren wurde Kanban durch Toyota entwickelt und erfreut sich seit dem einer hohen Beliebtheit.

Seit Anfang der 2000er Jahre wird Kanban regelmäßig für die IT eingesetzt. Mittlerweile wird Kanban häufig als eine agile Projektmanagement-Methode (Tipp: lesen Sie hier eine die Übersicht der gängigsten Projektmanagement-Methoden) bezeichnet. Und Kanban hat durch das “Scrum Board” auch Einzug in Scrum gehalten. Gerade im Vergleich zu Scrum kann es einfacher und leichtgewichtiger sein, die Projektmanagement-Abläufe mit Kanban aufzusetzen, statt Scrum einzuführen.

Das Kanban Board

Im Wesentlichen besteht Kanban aus einem Board mit den drei Spalten Beauftragt, In Arbeit und Fertig. Das Board bildet die Wertschöpfungskette ab und zeigt Engpässe auf. Dadurch kann Kanban als eine Methode zur Produktionsprozesssteuerung optimal eingesetzt werden.

Die Kanban Methode erlaubt schnelle Abstimmungen innerhalb des Teams oder mit externen Lieferanten. Durch die Verwendung des Kanban Boards wird zudem eine transparente Übersicht der Aufgaben erreicht. Kanban kann dazu beitragen, mehr Klarheit im Projektmanagement zu erhalten und einen strukturierten Projektmanagement-Prozess aufzusetzen.

4 Grundprinzipien von Kanban

Sie möchten Kanban für die IT einführen? Die nachfolgenden Grundprinzipien von Kanban helfen Ihnen im Change-Prozess weiter, damit Ihnen eine nachhaltige Kanban-Einführung gelingt.

Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun

Verstehen Sie Ihre aktuellen Prozesse und die Abhängigkeiten der einzelnen Prozessschritte. Für den Einstieg von Kanban sind keine grundlegenden Änderungen im Arbeitsablauf notwendig. Es kann sofort durch Visualisierung der Prozesse damit begonnen werden. Wenn Sie das Change-Projekt starten, können Sie auch sehr gerne auf unsere Projektstart Checkliste zurückgreifen. Diese bietet sich auch bei Veränderungsvorhaben an, um das Change-Projekt von Anfang an strukturiert aufzusetzen.

Inkrementelle, evolutionäre Veränderungen verfolgen

Ein wesentlicher Bestandteil von Kanban sind die Veränderungsschritte, die es mit sich führt. Sie können mit Kanban direkt starten und Änderungen im Arbeitsablauf von der inneren Organisation heraus auslösen. Umfassende Änderungen sind häufig Auslöser für Unsicherheit oder sogar Angst. Durch kleine Veränderungsschritte, die durch die Beteiligten selbst initiiert werden, können Sie dem entgehen.

Häufig werden bei Änderungen unter Berücksichtigung einer Kundenorientierung oder Serviceorientierung vollzogen. Setzen Sie daher den Fokus auf:

  1. Konzentrieren Sie sich auf die Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden.
  2. Fördern Sie die Selbstorganisation und verwalten Sie lediglich die Arbeit (also das WAS, und nicht das WIE).
  3. Entwickeln Sie Richtlinien (zum Beispiel eine Definition of Ready oder Definition of Done) zur Optimierung der Ergebnisse.

Aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten berücksichtigen

Die Kanban Methode bringt keine neuen Rollen oder Verantwortlichkeiten mit. Sie verbietet eine Anpassung zwar nicht, doch schreibt sie auch keine Änderungen vor. Sie können an Ihren bestehenden Prozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten also festhalten. Durch die inkrementelle Optimierung Ihrer Wertschöpfungskette werden Sie vielleicht auch irgendwann nicht nur Prozesse, sondern auch Rollen und Verantwortlichkeiten anpassen. Doch diese Anpassung geschieht von den Kanban-Mitarbeitenden aus und wird intern initiiert.

In dem Sie die bestehenden Rollen und Verantwortlichkeiten respektieren und in die Entscheidungsfindung mit einbeziehen, verringern Sie den Widerstand gegen Veränderungen. Dadurch wird der Fortschritt nicht aufgehalten.

Führungsverantwortung auf allen Ebenen fördern

Alle Mitarbeitenden im Kanban-System müssen sich der kontinuierlichen Verbesserung hingeben und umsetzen. Nur so wird die angestrebte optimale Performance im Team oder dem Unternehmen erreicht werden können. Dies betrifft nicht nur die Führungsetage, sondern nimmt alle Beteiligten in die Pflicht.

6 Praktiken von Kanban

Die 6 Kanban-Praktiken unterstützen bei der praktischen Einführung von Kanban in einem Unternehmen. Diese 6 Praktiken wurden von David Anderson aufgestellt und sind seiner Meinung nach entscheidend dafür, ob die Kanban-Implementierung erfolgreich verläuft.

Visualisierung des Workflows

Der aktuelle Arbeitsprozess wird auf einem Kanban Board mit Spalten und Karten visualisiert. Das heißt, die notwendigen Prozessschritte werden notiert und die Aufgaben durchlaufen (abgebildet auf Karten) das Board von links nach rechts. Sie können den Prozess mit den 3 Standard-Spalten starten und dann nach und nach Ihren IST-Prozess auf dem Board abbilden.

Kanban-Board mit den Spalten Beauftragt, in Arbeit und erledigt

Begrenzung der Arbeitsmenge

Hierunter fallen Work-in-Progress-Limits, die sogenannten WIP-Limits. Damit können Sie maximale Anzahl an Aufgaben reduzieren, die sich zeitgleich in einem Prozessschritt befinden darf. Dadurch, dass nur eine bestimmte Anzahl parallel bearbeitet werden darf, können nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden. Zuerst müssen begonnene Aufgaben fertiggestellt werden. Dadurch wird der Fokus ganz klar auf die Abarbeitung der Tickets und das Ergebnis gelegt.

Definition klarer Regeln

Die Grundidee hinter der Etablierung von Kanban für die IT besteht darin, dass der Arbeitsfluss optimiert wird. Es soll eine höhere Geschwindigkeit und weniger Reibungsverluste erzielt werden. Klare Regeln für alle Beteiligten helfen dabei, dass Kanban als System verstanden wird und die einzelnen Stationen erfolgreich durchlaufen können. Wie zuvor bereits erwähnt können beispielsweise eine Defintion of Ready oder eine Definition of Done angewandt werden. Mit Hilfe beider Instrumente können die Spalten Ready (oder Backlog, Beauftragt etc.) und die Spalte Done (oder Fertig, Umgesetzt etc.) mit einer Richtlinie versehen werden. Auch die übrigen Spalten können Regeln beinhalten, damit klar ist, wann ein Ticket in den Status kommen kann.

Förderung des Leadership

Kanban wird nur dann richtig funktionieren, wenn alle Mitarbeitende sich einbringen und selbstorganisiert arbeiten. Lesen Sie dazu auch gerne unseren Artikel über Stärkung der Eigenverantwortung.

Zusammenarbeit verbessern

Um die Zusammenarbeit in einem Team nachhaltig zu optimieren, benötigt das Team eine gemeinsame Vision und ein gemeinsames Ziel. Wenn bei Teams ein gemeinsames Verständnis von Arbeit, Workflows und Prozessen vorliegt, dann entwickeln sie eher ein gemeinsames Verständnis eines Problems. Und nur so können nachhaltige Verbesserungsmöglichkeiten erhoben und im Team beschlossen werden.

Kontinuierliche Verbesserung

Kanban funktioniert im Unternehmen nur so gut, wie die Feedback-Kultur es zulässt. Damit Kanban sind ganz entfalten kann, muss ein regelmäßiger Feedback-Prozess etabliert werden.

Darin werden regelmäßige Analysen der Prozesse durchgeführt. U.a. wird dabei auf die Durchlaufzeit, den Zyklus und die Länge von Warteschlangen geachtet und ggf. Anpassungen vorgenommen. Nur so lässt sich die Effizienz der Arbeitsweise nachhaltig optimieren.

Kanban selbst gibt keine Meetings dafür vor. Doch können Sie beispielsweise ein tägliches Stand-up-Meeting einsetzen, damit sich das Team täglich synchronisieren kann. Dabei können Sie auch gerne der Vorgabe aus Scrum für das Daily Scrum folgen.

Zudem können Sie ein Review-Meeting durchführen, um kontinuierlich den aktuellen Stand der Bereitstellung und der Risiken zu besprechen.

Halten Sie die Meetings dabei so kurz wie möglich und so lange wie nötig.

Vorteile und Nachteile von Kanban für die IT

Vorteile von Kanban für die IT

Die Vorteile der Einführung von Kanban liegen auf der Hand:

  • Hohe Transparenz
  • Förderung des Teamworks
  • Förderung von eigenständigem Arbeiten
  • Zeitersparnis
  • Besseres Arbeitsergebnis
  • Flexibel einsetzbar
  • Höhere Zufriedenheit und Motivation
  • Schnelle und unkomplizierte Einführung

Nachteile von Kanban

  • Begrenzte Teamgröße, da das Board ansonsten zu unübersichtlich wird
  • Fokus auf kurzfristige Planung
  • Arbeit muss teilbar sein in Einzelschritte
  • Fehlende Zeitplanung
  • Passt nicht zu jedem Führungsstil

Das sind die Kanban-Rollen

Kanban selbst gibt keine Rollen vor. Der Zweck von Kanban ist eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu ermöglichen. Die bestehenden Prozesse werden durch Kanban visualisiert und nach und nach optimiert. Und dazu gehören auch die im Unternehmen bestehenden Rollen. Sie bleiben ebenfalls bestehen und werden Schritt für Schritt optimiert.

Ungeachtet dessen haben sich auch in Kanban Rollen ähnlich zu den Rollen in Scrum entwickelt. Als Äquivalent des Scrum Masters dient in Kanban der sogenannte Delivery Manager oder auch Flow Master genannt. Und die Produktverantwortung trägt nicht der Product Owner, sondern ein Service Manager oder Product Manager.

Dabei ist stets zu beachten, dass sich diese Rollen verändern oder gar komplett verschwinden können, wenn sie für den Ablauf und den Prozess nicht nützlich sind. Denn das ist Kanban: eine stetige Optimierung der Arbeitsabläufe.

8 Regeln für einen effizienten Einsatz

  1. Einfach halten
  2. Gleiche Boardstruktur für alle Teams
  3. Board transparent halten
  4. Teamleistung ist wichtiger als die Leistung von Individuen
  5. Maximale Dauer einer Aufgabe festlegen
  6. Regelmäßige Überprüfung
  7. Mehrfache Datenpflege vermeiden
  8. Gemeinsames Commitment zu den Regeln

Metriken in Kanban

  • Burn-Down-Chart
  • Durchschnittliche Aufgabendauer
  • Durchschnittliche Verweildauer in einzelne Spalten
  • Geplante vs. erledigte Aufgaben
Geplante vs. erledigte Aufgaben als Metrik
Beispiel für Geplan vs. Erledigt
Burn-Down Chart zum Runterbrennen von offenen Aufgaben
Beispiel eines Burn-Down Charts

Die besten Kanban-Tools

In fast jeder Projektmanagement-Software lassen sich auch Kanban-Boards verwalten. Wir haben hier eine Zusammenstellung der besten Online Projektmanagement Tools erstellt.

Zu den gängigsten Programmen zählen:

  • Trello
  • Asana
  • MeisterTask
  • MS Planner

Wenn es eine komplexe Projektmanagement-Software sein soll, mit der sich Multiprojektmanagement, Ressourcenmanagement und weitere Aufgaben bewältigen lassen, dann bieten sich an:

  • Jira
  • Sharesuite
  • pqforce
  • Monday

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie bei sich Kanban einführen oder eine Inhouse Schulung zu Kanban durchführen möchten.

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