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Digitalisierung von Workflows ist keine Raketenwissenschaft mit Rica Kaden

Die Digitalisierung von Workflows muss nicht zwangsläufig teuer und mit einer langen Umstellungszeit verbunden sein. Im Zipresso Interview spricht Rica Kaden mit Patric Eid über ein schrittweises Vorgehen und Best Practices. Jetzt im Podcast reinhören oder das Interview hier nachlesen.
Digitalisierung ist keine Raketenwissenschaft

Rica Kaden war zu Gast im Zipresso Podcast Interview. Es ging um die Digitalisierung von Workflows und welche Schritte sie dabei unternommen hat. Hier ist die Episode:

Das Interview zur Digitalisierung von Workflows zum Nachlesen

PATRIC: Rica, ich finde es wunderbar, dass du heute mit dabei bist und sich bereiterklärt hast, hier beim Podcast teilzunehmen. Und ich habe dich so ein bisschen auch überfallen mit der Podcast-Einladung. Ich hoffe, dass das okay war für dich.

RICA: Völlig okay. Ich freue mich, hier zu sein.

PATRIC: Sehr schön. Möchtest du dich kurz vorstellen?

RICA: Ja. Also, ich bin Rica. Ich bin Office Managerin bei einem Biotech Unternehmen in Dresden. Und ja, ich war die letzten drei Jahre mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt, bei uns im Unternehmen, vor allem im Administrationsbereich und habe versucht, durch verschiedene Automatisierungen überwiegend mit Power Automate ein bisschen mehr Ordnung und Struktur in unser Office zu bekommen. Und ja, so ein bisschen die Administration zu entlasten, könnte man vielleicht sagen.

Workflows mit Microsoft Power Automate erstellen

PATRIC: Okay. Sehr schön. Ja, ich habe dich so ein bisschen überfallen, das war keine Automatisierung bei mir. Ich habe sehr schnell gemerkt, dass wir ein paar gemeinsame Themen haben. Und da hatte ich dich gefragt, ob du Lust hast, dass wir uns da einfach mal austauschen im Rahmen eines Podcast-Interviews. Und dieser Zeitpunkt ist heute genau. Ja, sehr schön. Ja, Power Automate hast du jetzt gerade schon angesprochen. Kannst du da mehr dazu sagen, was das genau ist? Ich habe so eine vage Vermutung.

RICA: Ja, genau. Im Grunde geht es um das Thema Workflows. Also ich habe vor drei Jahren in dem Unternehmen angefangen und habe da so ein paar Excel Tabellen bekommen. Und dann waren da so Exceltabelle A und Excel Tabelle B und teilweise stand in der Excel Tabelle A das gleiche wie in Excel Tabelle B. Wenn sich dann aber mal was geändert hat sozusagen, musste das in beiden Tabellen geändert werden und das alles manuell. So, und dann kommt man, wenn man quasi zu dem Zeitpunkt war ich Team und Management Assistentin. Wenn man da als Assistent quasi damit beschäftigt ist, nur noch Daten in Tabellen zu aktualisieren, dann kommt man irgendwann auf die Idee Ja, das ist eigentlich rausgeschmissene oder verschwendete Zeit.

PATRIC: Das muss einfacher gehen.

RICA: Es muss einfacher gehen. Genau. Und damals hatten wir gerade Microsoft eingeführt und da gibt es eben die Lösung des Power Automat. Oder manch einer kennt es vielleicht auch noch unter dem Namen Microsoft Flow. Und da habe ich mich dann so ein bisschen reingefuchst und das völlig ohne Programmier Vorkenntnisse sozusagen quasi was gesucht gehabt. Wie können wir vereinfachen, wie kann ich mir selber Zeit sparen und bin somit auf das Power Automat gestoßen? Wie gesagt, es gibt auch noch andere Tools, die das auch können, aber so habe ich quasi damit angefangen.

PATRIC: Wie muss man sich das vorstellen? Da hat es dann deine Excel Liste gehabt, also zwei Excel Dateien und musstest du was aktualisieren. Jetzt hast du Power Automat dazu genommen. Wo trägst du dann die Daten ein und wie kommen die in die Excel Dateien? Oder habt ihr jetzt kein Excel mehr?

RICA: Doch wir haben nach wie vor das so gelassen mit dem Excel. Es gibt ja natürlich Tools, die das Ganze auch abnehmen können. Also wenn ich dir jetzt sage, wir haben Urlaubsanträge automatisiert, wir haben Erstattungs-Workflows erstellt, wo Mitarbeiter dann ihr Geld zurückbekommen, wenn sie irgendwas verauslagt haben. All das kann man natürlich auch mit teuren Tools abdecken, die es schon auf dem Markt gibt. Und bei uns war aber natürlich immer der Start-up Gedanke dahinter. Wir müssen ein bisschen Geld sparen und wir wollen die Tools verwenden, die bereits im Unternehmen sind, wie eben zum Beispiel Microsoft, so dass man im Grunde weiterhin bei diesen Excel Tabellen geblieben ist, die für die, die im Prinzip schon da waren und einfach eben eine Lösung gesucht hat. Wie können wir jetzt quasi diese Tabellen automatisiert aktualisieren, so dass, wenn das eine passiert, in der Tabelle auch automatisch in der anderen passiert? Und dafür gibt es eben dieses Bindeglied, Power Automat sozusagen, wo man zum Beispiel über ein Formular Sachen auch aktualisieren kann. Also du sagst zum Beispiel oder dein Mitarbeiter kommt zu dir und sagt Pass auf, ich bin umgezogen, meine Adresse muss geändert werden, dann schickst du dem Mitarbeiter das Formular oder es liegt schon irgendwo auf dem SharePoint,bestenfalls und der Mitarbeiter kommt selbst dran und der füllt das Formular aus. Und dann wird im Hintergrund einfach ein Workflow generiert, der automatisch deine Tabellen aktualisiert, so dass quasi deine Assistenz im Unternehmen im Grunde gar nichts weiter zu tun hat, sozusagen als einfach das zu kontrollieren, dass das alles so geklappt hat.

PATRIC: Genau. Weil die Excel Datei aufmachen und gucken, ob es auch wirklich aktualisiert ist, ist natürlich wesentlich weniger Aufwand als alle Excel Dateien zu öffnen und die Daten noch manuell einzutragen.

RICA: Definitiv.

PATRIC: Und auch keine Copy and Paste Fehler zu begehen.

RICA: Genau. Und es ist halt wirklich auch eine enorme Zeitersparnis in dem Moment. Also es ist ja häufig auch mal so, dass so ein Vorgang nicht nur einmal bei einer Technik passiert, sondern dass das, gerade wenn das Unternehmen dann größer wird und gerade im Wachstum sich befindet, so was eben auch häufiger vorkommt. Und wenn, dann an deine Assistenz. Also jetzt benutze ich den Begriff ich. Mag den ehrlich gesagt nicht so sehr. Können wir dann gerne später auch noch mal ein bisschen darauf eingehen, warum ich den Begriff nicht mag. Aber wenn du jemanden hast, der für diese Aktualisierung der Stammdaten zuständig ist im Unternehmen und wirklich, der nur noch damit beschäftigt ist, geht hier halt einfach, ich sag mal eine teure Arbeitskraft, eine wertvolle Arbeitskraft, einfach verloren in dem Moment. Und das können wir doch wirklich der Technik einfach überlassen.

Zusammenarbeit IT-Abteilung und Projektmitarbeiter

PATRIC: Ja, genau die Tools gibt es ja auch und du hast ja auch gesagt, ihr hattet das sowieso schon im Einsatz, also die Microsoft Produkte im Einsatz. Und eigentlich ging es ja dann nur noch darum, die vorhandenen Tools miteinander zu kommunizieren zu lassen, dass die die Daten selbst austauschen, dass man das nicht mehr manuell machen muss.

RICA: Genau. Und ich glaube, der entscheidende Hintergrund oder das Wichtige dahinter ist halt auch wirklich das Verständnis im Unternehmen auch zu schaffen, dass das jetzt nicht eine reine Aufgabe der IT Abteilung ist, sondern dass du Mitarbeiter, die vielleicht von vornherein auch schon so eine gewisse Affinität zu dieser Digitalisierung haben, einfach egal an welchem Punkt sie im Unternehmen arbeiten, damit einbeziehst und Leuten, denen das Spaß macht, sozusagen auch mit motivierst sich solche Ideen und da was zu entwickeln, einfach sich Ideen einfallen zu lassen und irgendwas zu entwickeln. Genau das ist glaube ich auch das Gute an diesen Workflow Tools. Sei es jetzt eben, dass das Power Automate oder eben auch Zapier  zum Beispiel, dass das halt wirklich auch jemand machen kann, der jetzt nicht so viel Programmier Vorwissen hat.

PATRIC: Genau, du brauchst eigentlich gar keine Programmierkenntnisse, sondern wie du es eben schon sagtest, du musst da so eine gewisse Leidenschaft dann auch mitbringen, sich da reinarbeiten zu wollen, aber auch natürlich reinarbeiten zu können. Und dann sind die Tools ja nicht alle, natürlich, aber schon größtenteils möglichst einfach aufgebaut. Sie sind nicht einfach, aber möglichst einfach so, dass man da ganz gut reinkommen kann. Und auch Dokumentationen gibt es ja auch genügend. 

RICA: Ist schon so wie du sagtest.

PATRIC: Genau. Man muss das nicht unbedingt in die Hände der IT geben.

RICA: Und ich glaube, das ist wirklich auch ein entscheidender Punkt, wo auch tatsächlich Unternehmen langsam anfangen müssen umzudenken. Und da eben auch wie gesagt, sei es jetzt jemand, der im Office Management arbeitet, sei es jetzt jemand, der als Account Manager zum Beispiel auch arbeitet und dann eine gewisse Leidenschaft für hegt. Die Leute dann vielleicht auch einfach den Freiraum zu lassen, sich da weiterzuentwickeln und da wie gesagt, Projekte einfach auch in Angriff zu nehmen. Und genau das ist auch so ein bisschen das, wofür ich kämpfe, für das Verständnis sozusagen dafür und für das Mindset, so ein bisschen zu erweitern im Unternehmen. Und ja, ich glaube, das ist ganz wichtig, weil ich glaube, allgemein, da sind wir wieder beim Thema Projektmanagement, ist das wirklich ein ja auch ein Skill, den man, den man definitiv jetzt nicht nur bei einer Person belassen sollte oder bei einer Abteilung, sondern was wirklich einfach wie in der Schule fächerübergreifend sozusagen funktionieren sollte. Da geht man ja auch von dem Gedanken weg, es soll alles einfach sein und da machst du deine Aufgaben. Sondern am besten lernt man wirklich Sachen Hand in Hand mit Menschen, die aus verschiedene Perspektiven verschiedene Hintergründe haben.

PATRIC: Ja, genau. Genau. Also solche IT Themen müssen nicht komplett von der IT gelöst werden. Es ist natürlich immer gut, die IT als Ansprechpartner zu haben, weil bei Rückfragen, bei technischen Schwierigkeiten, Herausforderungen, aber jetzt gerade in solchen Fällen, steckt ja das ganze Wissen in der Fachabteilung. Die Fachabteilung weiß genau, was sie benötigt, wie der Workflow aussehen soll, was für Daten reinkommen, wie, wie die Ausgabe aussehen soll. Und so weiter. Wenn die Fachabteilung das selbst umsetzen kann. Dann ist das aus Sicht der Fachabteilung wesentlich schneller umzusetzen. Es ist nachhaltiger, es ist langfristig auch. Man kann viel schneller auf Änderungen reagieren, die anpassen. Und es steigert ja auch noch mal die Motivation der Mitarbeiter.  Wenn sie nicht nur ihre Aufgaben erledigen, sondern auch über den Tellerrand hinaus schauen können, sich neue Skills aneignen können, ihren Horizont erweitern können und auch mal andere Dinge noch machen können außer ihr Tagesgeschäft?

RICA: Ja, auf jeden Fall. Das ist auch hat auch in gewisser Form sicherlich was mit dem Thema Mut zu tun. Also es ist glaube ich auch mit sehr viel Mut verbunden, wenn man sich traut, einfach mal aus seiner Komfortzone rauszugehen und da einfach mal was auszuprobieren und so ein Projekt selbst in die Hand zu nehmen und zu stemmen. Aber wie du eben auch schon gesagt hast, das ist wirklich extrem wichtig, auch von der Anwender Perspektive einfach drauf zu gucken. Also ich hätte jetzt auch mit all den Sachen, die ich jetzt hier quasi selbst mitentwickelt habe zu meiner IT Abteilung gehen können und sagen können ja mach mir mal ein Tool, schreib mir mal, was hätten die gemacht, die hätten sich an ihre Systeme gesetzt und hätten sofort los gearbeitet. Aber das Problem ist, in dem Moment konzentrieren auch die sich nicht mehr auf die anderen Aufgaben, die im Unternehmen auch noch laufen oder sind halt einfach von mir quasi als Ressource einfach genutzt sozusagen. Die können sich dann einfach auf die anderen Sachen nicht mehr konzentrieren. Und ich meine, das ist ja jetzt kein Notfall, sondern es ist wirklich ein Projekt, was eben auch ein bisschen längere Zeit mit impliziert. Und einfach, wenn du da wirklich jemanden hast, der einfach sagt Ich mach das jetzt, ich weiß, dass das bei uns im Team jetzt gerade Priorität hat, sozusagen, dass wir da eine Lösung finden müssen, weil das eben auch so viel Zeit verschwendet. Dann ist das doch super, wenn du da einfach dein Team auch motiviert, Leute da zur Projektarbeit zu bringen und sich da eben auch weiterzuentwickeln.

PATRIC: Genau. Ja, ich halte das für ein sehr wichtiges Thema. Zum einen die IT dadurch entlastet. Zum anderen selbst aber auch die Verantwortung übernimmt. Hat ja auch was mit Eigenverantwortung übernehmen zu tun. Ja, wenn man solche Projekte angeht und da auch selbst dann dahinter her ist. Wie hast du das bei dir geschafft, dass du weiß jetzt nicht wie es war, ob du da sofort zurechtkamst oder ob du vielleicht dann auch erst mal Hindernisse hattest. Aber wie kamst du da voran, dass du da am Ball geblieben bist und weiter dich auch für die Lösung eingesetzt hast?

RICA: Ja. Also ich bin grundsätzlich erst mal ein sehr Technik interessierter Mensch. Also das Thema Programmieren und Automatisierungen vorzunehmen, das hat mich schon immer fasziniert und ich möchte auch tatsächlich irgendwann noch mal richtig programmieren lernen. Das ist ein ganz großes Ziel. Früher wollte ich immer viele Sprachen lernen, heute würde ich gerne die Programmiersprache lernen. Ja, also in gewisser Weise schon und, aber klar. Also als ich angefangen habe, habe ich mir das viel einfacher vorgestellt, als es dann am Ende gewesen ist. Also es ist schon so, dass man sich da auch wirklich reinfuchsen muss. Und ich habe aber das Glück, dass ich eine sehr gute IT Abteilung hinter mir hatte, wo ich jederzeit auch mit Fragen hingehen konnte, die das auch absolut unterstützt haben, dass ich mich da weiterbilde auf dem Gebiet und mich da auch einfach in gewisser Weise auch ein bisschen durch gecoacht haben. Also wenn da irgendwelche Sachen waren, wo ich eine Idee im Kopf hatte und ich wusste nicht, wie ich sie umsetzen sollte, dann hilft es glaube ich immer, wenn man sich auch mit Leuten aus der Fachabteilung zum Beispiel auch mal unterhält. Also entweder aus deiner Abteilung, für die du die Lösung schaffst. Aber eben auch mit den Leuten, die eben auf dem Gebiet der Programmierung eben einfach mehr Kenntnisse haben als ich. Und ich glaube, einfach im Austausch bleiben. Das ist wirklich am Ende das Geheimnis. Und so bleibt man glaube ich auch am Ball, wenn man einfach da auch neugierig bleibt. Ja.

Freie Kapazitäten für die Projektarbeit schaffen

PATRIC: Genau. Ja. Okay. Wie hast du deine Arbeit organisiert?

RICA: Also im Grunde war es so, dass ich schon auch einen Teil von meinen alltäglichen Aufgaben ja dadurch abgegeben habe, dadurch, dass es automatisiert wurde. Somit hatte ich erst mal mehr Kapazitäten. Wir haben aber auch eine gewisse Dokumentation dessen vorgenommen. Also wie gesagt, wir bewegen uns ja in diesem Microsoft Kosmos. Also am Anfang haben wir wie gesagt einfach auch mit dem normalen Planner Task gearbeitet. Genau. Oder mit einer Microsoft To Do Liste. In anderen Abteilungen bei uns gibt es mittlerweile auch so dieses klassische Projektmanagement. Da wird dann eben noch mit Microsoft Project gearbeitet. Das kann man für diese Zwecke auch benutzen. Wenn man es halt schon hätte, würde ich sagen. Ist jetzt extra für den Zweck anzuschaffen, weil das in der Regel noch mal einen gewissen Aufpreis erfordert, muss man sich überlegen. Aber klar, also so ein Tool wie Trello oder Planner zum Beispiel, die können da schon helfen, das so ein bisschen zu planen und auch einen Überblick zu behalten, was jetzt von den Prioritäten auf eins steht, sozusagen.

PATRIC: Genau. Die Automatisierung an sich war aber nicht deine Priorität Nummer eins oder deine erste Priorität.

RICA: Jein. Also. Natürlich war in dem Moment, wo ich sehe, dass wir wirklich Arbeitszeit verschwenden, Automatisierung in gewissen Bereichen zu schaffen, schon Prio eins. Da habe ich genau da habe ich mich dann auch wirklich komplett mal eine Zeit lang rausgenommen.

PATRIC: Das war möglich?

RICA: Ja das war möglich. Auf jeden Fall. Musste auch möglich gemacht werden, weil sonst wären wir nicht vorangekommen. Aber natürlich habe ich auch andere Aufgaben im Unternehmen, die genauso erledigt werden mussten. Aber wir haben dann eigentlich auch angefangen, so ein bisschen meinen Wochenplan so ein bisschen zu zerstückeln. Also ich habe dann eben einen Tag gehabt, da war eben klar, an dem mache ich nur digitale Transformation und nur Projekte. Also der war dann auch wirklich im Kalender, so rot markiert sozusagen. Projekttag, könnte man so nennen. Genau. Und da war es dann auch wirklich so, dass ich dann eben nicht zu irgendwelchen Meetings mit dazu gegangen bin oder so, sondern da war wirklich klar, die ist heute im Homeoffice, die kümmert sich wieder um was und lass die jetzt in Ruhe. So und genau. Ich glaube, das hat es auch wirklich gefördert, dass wir relativ fix in diesem Bereich vorangekommen sind, dass es einfach wirklich Tage gab, wo klar war heute ist ein Weiterbildungs Tag zum Beispiel so was gab es auch. Ich habe auch an verschiedenen Schulungen teilgenommen, natürlich dann auch einfach geblockt diese Tage und eben ein anderer Tag, der war meistens mein fester Dienstag, mein Projekt Dienstag sozusagen und da habe ich mich dann um das gekümmert.

PATRIC: Ja, sehr schön. Ich denke auch, dass so was sehr wichtig ist, dass das von Unternehmen dann auch so noch mit gefördert wird, dass eben diese Zeit zur Verfügung gestellt wird, dass man nicht komplett im Tagesgeschäft dann gefangen ist, weil ansonsten werden solche Projekte dann runterfallen. Jetzt hast du gesagt, dass Digitalisierung war bei dir schon auch erste Priorität, dann hat es ja auch schon eine gewisse Relevanz. Aber ganz häufig sind solche Projekte ja dann eher so Nebenprojekte, die beiläufig laufen und dann ist das Tagesgeschäft immer wichtiger. Aber wenn man dann die Möglichkeit hat zu sagen, 10 % oder bei dir waren es ja sogar 20 % meiner Arbeitszeit, die kann ich da komplett rein investieren. Sei es jetzt wirklich einen kompletten Tag, dass man Projekttag hat oder aber, dass man sagt, jeden Tag habe ich ein oder zwei Stunden die, die geblockt sind nur für Projektarbeit. Jeden Morgen von 9 bis 10 mache ich nur Projektarbeit, sonst nichts. Dann hat man da zum einen immer diese feste Zeit, an der man daran arbeiten kann und auch weiter kommt. Und alle anderen wissen aber dann natürlich auch in dieser Zeit brauche ich die Person gar nicht anzusprechen. Ist in ihrer Projektarbeit. Und dann fällt es auch leichter, da dran zu bleiben und da weiterzumachen.

RICA: Auf jeden Fall. Das war mir aber auch so wichtig bzw auch eine gewisse Bedingung dafür das ich mich drauf eingelassen habe und gesagt habe ich mach das. Ich glaube das muss man sich auch selbst einfordern. Dann ist ein Unternehmen auch viel zugänglicher dafür. Wenn du von vornherein quasi so eine gewisse Ressourcen Planung gemacht hast und weißt okay, das an Zeit brauche ich dafür, um mich da eben zum einen weiter zu schulen. Zum anderen aber eben auch das Projekt umgesetzt zu bekommen. Ich glaube, das ist ganz wichtig und da musst du dann auch als Arbeitnehmer halt wirklich dann auch so sein und das einfach ganz klar definieren und nicht einfach sagen Ja, ich mach das mal mit und dann läuft es so nebenbei, sondern halt wirklich da eine gewisse Planung zu haben und einfach auch klar zu kommunizieren, das brauche ich dafür.

PATRIC: Das ist natürlich schon eher so die Luxus Variante aus Sicht eines Unternehmens, glaube ich. Wenn sich die Mitarbeiter selbst Gedanken darüber gemacht haben, wie viele Ressourcen brauche ich, wie viel Zeit muss ich abstellen, wie viel Weiterbildung brauche ich? Also was wird das an Kosten noch verursachen? Und wenn du dann vielleicht sogar noch hingegangen bist und hast gesagt, die Digitalisierung wird uns so und so viel Zeitersparnis bringen, dann ist das ja, als ist die Entscheidung, das zu tun ein no brainer.

RICA: Also ich glaube, es kommt da ein bisschen drauf an, in welchem Umfang man das natürlich macht. Also ich bin jetzt nicht hingegangen und habe da einen ausgearbeiteten Plan gehabt, mit Datum und Uhrzeit und womöglich noch die Kosten, die es spart. Das natürlich nicht.

PATRIC: Nicht, ah okay.

RICA: Aber man hat ja ein gewisses Verständnis dafür. Gerade eben, wenn man jetzt jemand ist, der eben aus der Anwender Perspektive kommt, der diese Tools selbst nutzt und kann ja erklären. Momentan habe ich eben für diese Buchhaltung Hausaufgabe was weiß ich einen ganzen Tag am Freitag gebraucht, um das umsetzen zu können, weil wir mittlerweile so viele Eingangs Rechnungen haben und wir müssen das alles manuell machen. Und wenn du dann eben sagen kannst naja, durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses spare ich ungefähr so und so viel Minuten oder soundso viel Zeit am Tag ein. Ist das schon wieder eine greifbare Höhe.

PATRIC: Ja, genau. Genau. Genau das meinte ich jetzt auch mit Einsparungen oder mit Kosten. Erst mal auf Zeit gesetzt.

RICA: Ich denke, das ist auch gar nicht so schwer. Also da sind, glaube ich, die Leute, die nicht aus dem Bereich kommen, sondern wirklich so ein Projekt übernehmen, wenn wir jetzt wieder beim Thema IT Abteilung sind, wenn wir denen das einfach beauftragen, dass die da so eine Analyse machen, ist furchtbar schwer. Da würde ich mit dir mitgehen. Aber in dem Moment, wo du das als betroffene Person sozusagen machst, du hast ja irgendwann Pain Point da, ich glaube, da ist es, da ist es, glaube ich, auch völlig gerechtfertigt und da ist das auch für den Arbeitgeber durchaus nachvollziehbarer, wenn du sagst okay, nimm mich da jetzt mal raus oder ich brauche jetzt die Zeit, gibt mir die Zeit so und sich das dann einzufordern. 

PATRIC: Genau. Ich glaube der Rahmen für das Projekt ist dann ziemlich gut gesteckt. Du weißt dann genau, welche Ziele zu erreichen möchtest. Du weißt, wie der Rahmen aussieht, also wie die Struktur aussieht, wann du, wann du es machst. Du hast jetzt schon gesagt, du hast es dann mit Trello oder mit Planner gearbeitet. Man könnte auch Trello nehmen. Also bis davon vom Setting her von dem Projekt schon ziemlich strukturiert und organisiert, dann rangegangen.

RICA: Ja, das kann ich aber auch so sagen, dass das bei uns im Unternehmen vorher schon so gewesen ist, dass grundsätzlich die Arbeit so strukturiert auch schon auch in anderen Bereichen geplant war. Also in dem Unternehmen, in dem ich arbeite, ist es grundsätzlich schon immer so gewesen, dass gewisse To-Dos angefallen sind sozusagen, und die dann eben in so einer Übersicht festgehalten worden sind und regelmäßig in Meetings dann sozusagen evaluiert worden sind. Was ist der Stand des Projekts. Also man könnte schon sagen, dass bei uns im Grunde die gesamte Arbeit schon wie ein einzelnes Projekt sozusagen ist. Und dadurch war es für uns natürlich auch einfacher, dann auch so ein Projekt so umzusetzen.

PATRIC: Ja klar, genau. Hast dich dann orientiert an dem, was sowieso schon da ist und geguckt und es dann für dein eigenes Projekt anpasst.

RICA: Genau.

Zeitplan und Controlling bei der Digitalisierung von Workflows

PATRIC: Okay. Ja. Hast du da noch weitere Instrumente aus dem Projektmanagement mit reingenommen? Also. In der Durchführung dann Richtung Controlling zum Beispiel geguckt hast wie ist mein Ist-Stand wie hätte der Soll-Stand sein sollen? Du hast vorhin vom Gang-Diagram gesprochen. Das hattest du ja nicht eingesetzt. 

RICA: Genau. Also, ich habe mehr oder weniger wirklich nur diese Trello oder Planner Übersicht benutzt, um einfach zusätzlich noch einen gewissen Zeitplan gehabt. Wir haben so eine Jahresplanung gemacht, sozusagen wo wir reingeschrieben haben das sind unsere Ziele für dieses Jahr, die und die Tools wollen wir fertig haben, bis dann und dann. Und haben dann im Grunde so in Jahres Schritten einfach geguckt, was haben wir dieses Jahr geschafft und wo gab es Probleme und dergleichen haben das quasi so analysiert. Was ich jetzt nicht gemacht habe ist, dass ich das jetzt quasi so dokumentiert habe, dass ich mir das jetzt in zehn Jahren noch mal angucken könnte.

PATRIC: Das muss ja nicht. Ich meine auch eher während der Laufzeit, das du während der Laufzeit wusstest, wo du stehst.

RICA: Ja, das schon. Also wir wussten immer, oder wenn ich jetzt sage, wir dann, es sind ja immer noch ein paar Leute mehr in so ein Projekt mit involviert, dann war immer klar, okay, wir haben jetzt einen gewissen Planungsverzug oder wir liegen noch im Zeitrahmen. Wobei ich jetzt mal sagen muss, dass in den Projekten, wo ich jetzt involviert gewesen bin oder die ich jetzt geleitet habe, in dem Sinne, es nie so zeitkritisch geworden ist oder man jetzt wirklich sagen muss, dass man da irgendwie Angst haben müsste, wenn man mal was verschiebt, weil das nicht auf andere Sachen aufbaut in dem Sinne. Ich glaube, das wäre in anderen Bereichen, wenn man sich jetzt irgendwelche Sales Marketing Projekte zum Beispiel anguckt, wäre das sicherlich kritischer, weil da wirklich Geld von abhängt. Bei uns ist es einfach, ich sag mal so, in gewisser Weise eine Erleichterung der Arbeit, die theoretisch ja auch manuell gelöst werden könnte. Aber wie gesagt, wir wollten halt einfach oder unser Ziel war es am Ende sozusagen die Kapazitäten wieder frei zu halten für noch mehr Projekte sozusagen, für noch mehr Möglichkeiten, für noch mehr Verbesserung im Unternehmen. Und von daher waren wir da nicht so unter so einem Druck, dass das so explizit kontrollieren zu müssen.

PATRIC: Ja, ja, gut, das hat ja, also hat jetzt aus meiner Sicht auch nicht unbedingt was mit Druck zu tun, sondern wenn du zwischendurch guckst, wo du stehst, was du schon alles erreicht hast, was noch vor dir liegt, das motiviert ja auch, dann noch mal dran zu bleiben, weiterzumachen, die nächsten Schritte zu gehen, vielleicht auch noch mal zu überlegen: Was haben wir bis jetzt erreicht? Reicht uns das vielleicht schon? Oder gehen wir weiter den Weg, wie wir ihn geplant haben? Oder wollen wir vielleicht einen anderen Weg einschlagen? Also auch diese Überlegungen anzustoßen. Auch dafür ist es ja gut, zwischendurch immer mal drauf zu gucken, wo wir jetzt gerade sind. Was haben wir alles erreicht? Was machen wir als nächstes und gehen wir noch die richtige Richtung?

RICA: Ja, das auf jeden Fall. Also das haben wir auch gemacht. Wie gesagt, wir haben regelmäßig Meetings gemacht, wo wir uns das angeguckt haben, was ist der Stand und da ist irgendwas zu verändern oder müssen wir das Team anders zusammensetzen oder so? Das haben wir schon gemacht, auf jeden Fall.

PATRIC: Davon bin ich auch ausgegangen. Ja.

RICA: Das ist. Das ist ganz wichtig auch, Auf jeden Fall.

PATRIC: Ist das Projekt denn jetzt schon abgeschlossen?

RICA: Ähm, ja, wie gesagt, wir haben verschiedene kleinere. Ja, also, es kommt halt ein bisschen drauf an, was man als Projekt definiert und sagen würde das große Projekt Digitale Transformation. Ich glaube, das ist nie so richtig abgeschlossen.

PATRIC: Das war eher so das Anschubsen der digitalen Transformation.

RICA: Genau. Aber wenn man sich jetzt so die kleinen Projekte oder die Teilprojekte sozusagen anguckt, dann auf jeden Fall. Also wir haben mittlerweile eine sogenannte Travel App, die eigentlich mehr oder weniger so ein Dashboard ist, sozusagen wo Reiseunterlagen sich geholt werden können. Wir haben mittlerweile auch im Bereich der Finanzen verschiedene Automatisierung vorgenommen. Also unser Eingangs-Rechnungs- Workflow sozusagen ist ganz anders als er früher war. Früher war der Prozess komplett manuell. Du musstest die Rechnung einzeln, also du hast sie per Post bekommen, dann hast du die per Hand eingescannt und dann mussten die noch gestempelt werden und dann wurden die wieder ausgedruckt und ja, hoch kompliziert. Und das läuft auch jetzt weitestgehend komplett automatisiert. Nur noch über einmal einscannen als Posteingang sozusagen. Und dann wird das eben als Rechnung direkt definiert sozusagen. Und geht dann seinen Weg weiter über die Freigabe Prozesse.

PATRIC: Also auch mit Texterkennung und so weiter.

RICA: So weit sind wir tatsächlich noch nicht. Also wir machen das dann meist über SharePoint, wir machen es über eine SharePoint Liste, da guckt dann schon noch mal jemand drüber. Hat auch so einen Kontroll Effekt natürlich.

PATRIC: Ja, das ist ja auch ok.

RICA: Und ja aber ansonsten. Wie gesagt so in dem Bereich sind wir unterwegs. Dann Stundenzettel ist so ein tolles Thema. Jeder der schon mal auf so ein EU Förder Projekt oder auf allgemeine Förderprojekte gearbeitet hat, der weiß das generell.

PATRIC: Oder generell als Freelancer.

RICA: Ja oder so, er muss Stunden Nachweise führen oder auch Minijobber. Genau. Und das ist immer so ein leidiges Thema. Da hat irgendwie keiner wirklich Bock dazu, die ordentlich zu pflegen. Und ja, da haben wir jetzt auch mittlerweile Abhilfe geschaffen, dass es da eben auch wieder eine klassische Exceltabelle gibt, also es ist nichts hochkompliziertes, aber es wird eben ein regelmäßiger Reminder personalisiert rausgeschickt, immer mit der entsprechenden Tabelle schon hintendran. Und die Leute müssen dann wirklich bloß noch auf einen Knopf klicken und dann ihre Zahlen eintragen und fertig. Und dann kann aber keiner mehr zu mir kommen und sagen Ich habe es nicht gewusst, dass ich das ausfüllen muss. Zwei Mal erinnert worden und es ist alles dokumentiert. Und das hat uns schon auch eine gewisse Entlastung geschaffen in der Administration.

Projekterfolge feiern

PATRIC: Okay, okay. Na, habt ihr das gefeiert? Den Projekterfolg.

RICA: Äh, nee, also jetzt nicht mit Korken knallen und dergleichen.

PATRIC: Es muss auch nicht unbedingt immer Korken knallen sein.

RICA: Nee, also was heißt Projekterfolg gefeiert? Ja, na also. Klar, man freut sich halt drüber. Also wenn man so was abgeschlossen hat, einfach. Und das ist ja genau das. In gewisser Weise feiern wir das halt einfach in dem Sinne, dass wir dann weniger zu tun haben in dem Bereich sozusagen, oder halt Sachen einfacher funktionieren. Also.

PATRIC: Okay? Ja. Wenn du daraus für dich bereits Motivation und Freude rausziehen kannst, dann ist das als Feier ja vollkommen ausreichend.

RICA: Ja, dann haben wir definitiv gefeiert.

Die Bedeutung der Team Zusammenstellung

PATRIC: Genau. Das klang sehr schön. Gab es Punkte, die du rausgezogen hast aus dem Projekt, die du das nächste Mal anders machen würdest?

RICA: Ich denke, ich würde manchmal über die Team-Zusammenstellung tatsächlich noch mal drüber nachdenken. Also dass man wirklich nicht so einheitlich besetzt ist, dass man wirklich die unterschiedlichsten Stärken, auch aus den unterschiedlichen Abteilungen, aus den unterschiedlichen Bereichen einfach mehr gehört werden sozusagen. Ich glaube, das Team-Zusammensetzung ist wirklich sehr entscheidend bei Projekten auch. Und ansonsten wie gesagt weiterhin strukturiert planen. Das kann ich jetzt vielleicht einfach so sagen. Das machen wir schon ziemlich gut. Aber das auf jeden Fall beibehalten.

PATRIC: Bei Team-Zusammensetzung geht es dir da wirklich um das Projekt-Team oder dass man auch die Stakeholder vielleicht noch enger mit einbindet und da mehr involviert im Projekt?

RICA: Ich glaube, das kann grundsätzlich immer nicht schaden, das insgesamt ein bisschen zu optimieren. Also wie gesagt, ich mach das ja auch noch nicht so lange im Grunde. Und man hat immer an verschiedenen Punkten. Ich kann da jetzt nicht bei den einzelnen Projekten so ins Detail gehen, aber es gibt, man kommt immer an Punkten, wo man sagt, okay, hier hätte der eine vielleicht besser informiert sein müssen. Also von daher, ich denke, da gibt es immer Optimierungsbedarf am Ende. Aber im Großen und Ganzen glaube ich am Ende zählt das Feedback sozusagen, was man bekommt vom Anwender. Und wenn das gut ist, dann sind wir, glaube ich, auf jeden Fall auf dem richtigen Weg.

PATRIC: Ja, das glaube ich auch, so wie sich das anhört. Aber es ist dennoch wichtig, finde ich, dass man sich am Ende noch mal Gedanken macht und überlegt: Was ist gut gelaufen, was ist nicht gut gelaufen? Also klassische Lessons Learned durchführt, aber das dann nicht nur im Sande verlaufen lässt die Erkenntnisse, sondern das dann auch dann mitnimmt in die nächsten Projekte.

RICA: Ja, das auf jeden Fall.

PATRIC: Da wird nicht in jedem Unternehmen so gemacht.

RICA: Ja.

PATRIC: Deswegen wollte ich jetzt auch mal nachfragen, ob das gemacht wurde. Aber es ist sehr schön, dass ihr das gemacht habt, dass ihr euch da auch nochmal Gedanken macht.

RICA: Auf jeden Fall. Ich glaube das ganze im Sande verlaufen lassen kann sich wahrscheinlich auch niemand auf Dauer leisten. In solchen Projekten, die wir machen, ist es jetzt wahrscheinlich nicht so dramatisch wie in einem Sales-Marketing- Projekt zum Beispiel. Aber ein gewisser Review sozusagen, den musst du immer machen, sonst kannst du dir ja die ganze Arbeit sparen, wenn am Ende nur Mist bei rauskommt. In Anführungszeichen. 

PATRIC: Genau. Genau das stimmt. Ja, manchmal wird das Ergebnis genommen und dann geht man schon weiter ins nächste Projekt und hat gar nicht die Zeit unbedingt, sich da Gedanken darüber zu machen oder Learnings rauszuziehen. Weil das nächste Projekt ist schon in Schieflage und da muss man dann eher gucken, dass man hinterher kommt.

RICA: Ja, ja, da muss ich sagen, da bin ich vielleicht auch wirklich in so einer gewissen Luxus Position. Einfach weil es wie gesagt, bei uns geht es hier nicht um Leben und Tod in dem Bereich.

PATRIC: Also in den Bereichen die ich jetzt meine, auch nicht.

RICA: Na ja, aber.

PATRIC: Gefühlt dann schon.

RICA: Aber gefühlt, ja, gefühlt. Aber wie gesagt, ist bei uns halt wirklich dann eher okay. Dann dauert es halt vielleicht nochmal ein bisschen länger, bis man das nächste sich angucken kann oder so oder. Dann muss man halt noch mal nachjustieren oder bestenfalls merkt man es halt schon während des Projekts natürlich. Aber ja, also das ist alles keine Raketenwissenschaft.

PATRIC: Das ist doch ein schönes Schlusswort bei einer Episode über Power Automation. Und über Digitalisierung von Workflows. Alles keine Raketenwissenschaft.

RICA: Es ist alles keine Raketenwissenschaft und ich kann wirklich nur jeden motivieren. Egal welche Position ihr im Unternehmen seid, nutzt das Projekt, nutzt es, wenn ihr die Möglichkeit habt, an Projekte ranzukommen und macht es einfach mal durch. Und ja, wenn ihr Interesse dran habt und irgendetwas für irgendwas brennt, nutzt das.

Warum der Begriff Assistenz geändert werden sollte

PATRIC: Auch wenn man als Assistenz arbeitet.

RICA: Auf jeden Fall gerade da.

PATRIC: Du wolltest uns noch erklären, warum du den Begriff nicht magst.

RICA: Ja, das kann ich machen. Grundsätzlich glaube ich, dass der Begriff einfach nicht mehr treffend ist. Dass er einfach nicht mehr passt zu dem, was von der Assistenz verlangt wird sozusagen. Es gibt mittlerweile Begriffe, ich habe jetzt gelesen Business Partner, Management-Support oder Office Manager sozusagen, wie es jetzt bei mir ist. Ich finde, das trifft viel mehr, weil es eben viel Projektbezogener geworden ist, eben auch die Anforderungen, die an eine Person mit dieser Rolle gestellt werden. Und ich glaube, gerade da im Bereich Digitale Transformation zum Beispiel wird viel mehr gefordert von gerade auch wie gesagt, Business Partnern oder eben ja in dem Bereich. Und ich glaube, das ist ganz wichtig, dass man dem auch eine gewisse Wertschätzung entgegenbringt und das dann eben nicht gleichsetzt wie jemand, der sich Alexa oder Siri nennt, so er also so einer digitalen Assistenz sozusagen ist. Glaube, weil du musst immer noch schon schön selbst denken und selbst Projekte auch managen. Und wie gesagt, deswegen gerade in dieser Rolle ist es ganz wichtig, dass man eben Projekt Skills sich aneignet, dass man sich da weiterbildet in dem Bereich. Und da finde ich die Bezeichnung Assistenz in dem Sinne einfach nicht passend.

PATRIC: Ja, ja, da gehe ich mit. Gut, Rica. Vielen Dank, dass du heute dabei warst.

RICA: Sehr gerne. Hat mich auch gefreut.

PATRIC: Wenn man Rückfragen hat zu Power Automat, zur Workflow Digitalisierung oder warum der Name Assistenz vielleicht geändert werden sollte. Darf man dich dann kontaktieren?

RICA: Ja, sehr gerne. Einfach auf LinkedIn anschreiben Rica Kaden und genau dann freue ich mich auf eure Nachrichten.

PATRIC: Okay, dann werde ich dein Profil auch hier bei den Shownotes verlinken, sodass man den direkten Draht zu dir hat.

RICA: Okay, super.

PATRIC: Ja, danke schön noch mal, dass du dabei warst.

Fazit

Für die Einführung digitaler Transformationen ist es hilfreich, wenn der entsprechende Projektmitarbeiter sich für diese Aufgaben aus dem Alltagsgeschäft herausnehmen kann. Diese Aufgaben müssen nicht von der IT-Abteilung übernommen werden, da die Mitarbeiter im Projekt oft sogar besser verstehen, was benötigt wird. Eine enge Zusammenarbeit bei technischen Problemen ist hilfreich. Vor allem wenn auf bestehenden Programmen aufgebaut wird, können sich die Mitarbeiter dort gut einarbeiten.

Key Learnings

  • Microsoft Power Automate eignet sich für das Automatisieren von Vorgängen innerhalb Microsoft Programmen (wie Excel Tabellen) und ist auch von ohne Programmierkenntnisse erlernbar
  • Feste geblockte Zeiten für Projektarbeit ermöglichen stärkeren Fokus und schnelleres Vorankommen
  • Unabhängig von der Projektgröße sollten Erfolge gefeiert werden und Learnings mit in die nächsten Projekte genommen werden.
  • Projekte profitieren von gemischten Teams in denen unterschiedliche Stärken und Fähigkeiten eingebracht werden.

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Patric Eid

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Projekte einfach machen. Das ist meine Vision und dafür gebe ich mein letztes Hemd. Als Trainer, Mentor und Berater unterstütze ich Projektteams und Führungskräfte, damit diese Vision eintritt. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, dann buche dir einen Termin zum kostenlosen Beratungstermin. Klicke dazu einfach auf den hierunter angezeigten Button und wähle einen für dich passenden Termin aus.
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